C'est à vous #16

Un déménagement se prépare à l’avance pour bien s’organiser et éviter le stress ! À l’Eurométropole, c’est pareil. Voici les bonnes pratiques et les conseils pour que votre changement de bureau se déroule au mieux.

Lorsqu’on déménage on prévient le déménageur en amont, pas la veille ou le jour même ! Avec la DSI et la Logistique, c’est la même chose.  Afin que tout se passe bien, les services ont besoin que les demandes soient faites au moins 15 jours avant la date du déménagement. Cela permet de planifier et préparer l’intervention.

Pour la DSI : il faut faire un ticket F@cil-IT -> J’ai besoin de quelque chose -> onglet « Mouvement de personnel » -> Déménagement d’agent(s)

Pour la Logistique : il faut passer par SOS Logistique et Bâtiments -> Catalogue des services -> Bâtiment et Logistique Metz Métropole - Rechercher des services -> Déménagement -> Demander ce Service

N’oubliez pas d’indiquer la date de déménagement !

Le déménagement informatique

Afin que votre déménagement se passe bien, quelques prérequis sont nécessaires :

• N’oubliez pas de mentionner les copieurs, fax et autres périphériques informatiques s’il y en a.
• Une pré-visite sera effectuée par la DSI pour vérifier la faisabilité du déménagement.
• La veille du déménagement (ou le jour J suivant la planification qui a été décidée) éteignez vos ordinateurs, débrancher les périphériques personnels (casques, clés USB, etc).
• Ne touchez pas à la station d’accueil, au téléphone, à l’écran, au clavier et à la souris qui seront débranchés par les équipes de la DSI. Ne débranchez pas non plus le câble réseau de la prise murale !
• En cas de déménagement de plusieurs bureaux en même temps, étiquetez vos périphériques (écrans, souris, clavier, etc) avec vos noms et bureaux de destination.
• Préparez le matériel de vos collègues qui pourraient être absents le jour J.
• Assurez-vous qu’une personne soit présente le jour du déménagement à l’arrivée des agents de la DSI et à leur départ pour pouvoir prendre les consignes si besoin et répondre aux questions éventuelles.
• Laissez les bureaux accessibles le jour du déménagement.
• Si le mobilier doit être déplacé en même temps que le matériel informatique, je préviens lors de ma demande que ce dernier doit être enlevé la veille pour faciliter le travail de la Logistique.

Attention, la DSI ne fournit pas de multiprises ou de rallonges et elle ne gère pas le passage de câbles au sol. En cas de besoin, il faudra faire une demande au préalable aux services techniques (SOS Bâtiment ou PBLT si le déménagement se fait dans un bâtiment de la Ville de Metz). En fonction de la date de réalisation de ces travaux, le déménagement pourra être reporté.

Le déménagement mobilier

En amont du déménagement, la Logistique prendra rendez-vous avec vous pour évaluer les besoins, établir la liste des meubles à bouger et déterminer la place qu’ils devront avoir dans leur nouvel espace. Quelques conseils et bonnes pratiques :

• Vider les meubles qui devront être déplacés. La Logistique peut vous fournir des caisses ou des cartons pour mettre vos affaires, n’hésitez pas à leur demander.
• Profitez-en pour faire du tri afin de ne déménager que le strict nécessaire. Mais attention, ne jetez pas tout pour autant ! Rapprochez-vous de votre référent archives. Un rendez-vous avec l’archiviste Marine MARGUERITAT peut être à envisager si vous avez des dossiers qui pourraient être déposés aux archives municipales.
• En cas de déménagement de plusieurs bureaux en même temps, étiquetez les meubles (avec noms et bureau de destination) pour qu’ils ne se perdent pas.