C'est à vous #9

Depuis notre emménagement dans nos nouveaux locaux de la Maison de la Métropole, de nombreuses questions se posent de façon récurrente. Vous trouverez ci-dessous une Foire aux Questions afin de répondre à vos interrogations.

Maison de la Métropole (règlement intérieur)

1. Fonctionnement

> Quelles sont les horaires d’ouverture du bâtiment ?

Du lundi au jeudi de 8h à 18h et le vendredi de 8h à 17h.

> Comment est-ce que j’entre et que je sors du bâtiment en dehors des heures d’ouverture ?

La porte d’entrée principale de la Maison de la Métropole est fermée en dehors des heures d’ouverture (si les portes coulissantes du sas d’entrée sont fermées, c’est que le bâtiment est verrouillé). Vous n’avez pas le droit de les rouvrir pour sortir.

Des entrées et sorties spécifiques avec lecteurs de badges sont prévues. Reportez-vous aux plans : Accès au bâtiment / Sortie après 18h (plan d’accès) / Comment sortir après 18h ?

> Où le badge est-il nécessaire pour se déplacer dans le bâtiment ?

Depuis le 10 mai, il est nécessaire d’avoir son badge sur soi pour emprunter les cages d'escaliers depuis le Rez-de-Chaussée et le 1^er étage et pour prendre les ascenseurs.

Des badges sont disponibles à l’Accueil en cas d’oubli (le temps d’aller chercher le vôtre) ou pour les visiteurs qui n’en possèdent pas.

Si vous avez un badge mais que vous n'avez pas les accès ou si vous n'avez pas de badge et que vous en avez besoin d'un, vous pouvez faire un SOS Bâtiment.

> Quelles sont les règles lorsque je reçois un visiteur ?

Pensez à prévenir les agents d'accueil en cas de visite. De cette façon, ils orienteront plus facilement les usagers et s’ils sont nombreux, ils pourront prévoir le nombre de badges adéquats à leur fournir. Pour leur donner un badge, il leur est demandé leurs nom, prénom, numéro de téléphone, service visité et pièce d’identité.

Les agents d’accueil dirigent les visiteurs vers les ascenseurs, si c’est nécessaire, mais c’est à vous de les attendre à leur sortie à votre étage.

Lorsque vos visiteurs repartent, pensez à leur dire de redonner les badges que l’Accueil leur a prêtés pour accéder aux étages.

> Où se trouvent les casiers pour mettre les courriers ?

Des casiers pour récupérer le courrier et en envoyer se trouvent à tous les étages de la Maison de la Métropole (en général, à proximité des salles de détente).

Certaines servent au Bureau du Courrier pour y déposer les courriers arrivés, les enveloppes-navette et les parapheurs, par DGA et Direction. Une case est également dédiée au courrier départ, que ce soient des parapheurs, des enveloppes navette ou des lettres à affranchir. Une relève a lieu 3 fois par jour à chaque étage.

> Quelles sont les règles pour envoyer un courrier ?

Sur les enveloppes-navette, il faut bien mentionner le nom du destinataire ET la direction ou pôle ou service. Le Bureau du Courrier ne connaît pas les noms de tous les agents, ni leur service de rattachement. Quand c’est un service de la Ville de Metz, mentionnez ”VdM” sur votre enveloppe.

Pour les courriers à affranchir, l’enveloppe doit obligatoirement comporter en bas à gauche de l’enveloppe le numéro attribué à chaque service : Tableau des numéros.

> Quelle est l’heure de départ du courrier ?

Les agents du Bureau du courrier font le tour des casiers de tous les étages de la Maison de la Métropole entre 15h et 15h30. La Poste vient récupérer les courriers affranchis vers 15h45-16h. Les courriers mis dans les cases après 15h30 partiront le lendemain. Préférez le dépôt de vos courriers dans le casier à votre étage plutôt que de le descendre au Bureau du Courrier.

> Je suis fumeur, où se trouve l'endroit où je peux fumer ?

L'espace fumeur se trouve à l'arrière de la Maison de la Métropole, du côté du talus, à la sortie du bâtiment. Ne fumez pas sous les auvents. Des cendriers sur pied sont à votre disposition. Ne jetez pas vos cigarettes par terre !

> Quel matériel est mis à disposition des agents au comptoir de l’Accueil ?

Les agents d’Accueil peuvent mettre à votre disposition sur demande :

• Des badges pour circuler dans le bâtiment (en cas d’oubli et pour les visiteurs n’en possédant pas)
• Des cartes Total pour régler les parkings et les péages lors de vos déplacements professionnels si vous êtes obligés de prendre votre voiture personnelle
• Des disques pour le stationnement en zone bleue
• Une carte pour le stationnement au Parking Cathédrale
• Deux cartes pour stationner au Parking Muse (2 places sont réservées à la collectivité)
• Des ordinateurs portables (sur réservation via Outlook, lorsque vous créez votre réunion, en Ressources)
• Des vidéoprojecteurs (sur réservation via Outlook, lorsque vous créez votre réunion, en Ressources
• Un clickshare de secours pour la Salle Austrasie (en cas de disparition de ceux déjà présents dans la salle)

2. Salle de convivialité

> Quelles sont les règles pour réserver la salle de convivialité ?

La salle de convivialité est divisée en trois zones réservables chacune via outlook :

• L’espace Salon : votre demande de réservation sera soumise à validation. Vous recevrez un mail si cette dernière a été acceptée.
• L’espace Salle à manger : est interdit à la réservation pendant la pause déjeuner (de 11h30 à 14h30) afin de laisser les agents se restaurer tranquillement.
• L’espace Cuisine : également interdit à la réservation pendant la pause déjeuner pour laisser la possibilité aux agents de se restaurer et d’accéder aux éviers.

La salle de convivialité est dotée de mobilier modulable, ce qui vous permet d’adapter les espaces à votre convenance pour toutes sortes de manifestations. Des écrans sont disponibles et les espaces contenant les micro-ondes, cafetières et autres matériels peuvent être fermés pour plus de discrétion.

Cependant, vous devez impérativement remettre en place les éléments (tables, chaises, écrans,…) que vous avez déplacés, une fois que vous avez fini d’utiliser la salle.

Côté Salon, même si vous avez réservé la salle, vous devez laisser la possibilité aux agents qui le souhaitent d’accéder aux distributeurs de boissons et de nourriture.

3. Salles de réunion

> Comment fonctionnent les Teams Room ?

Les Teams Room sont des salles équipées de matériel permettant les visioconférences. Vous y trouvez une caméra, un micro, un écran et un ou deux clickshare vous permettant de projeter vos écrans d’ordinateur. Pour vous servir du matériel, vous devez impérativement avoir invité la salle lors de la création de votre réunion. Mode d’emploi / Bonnes pratiques

En cas de problème avec les Teams Room, vous pouvez contacter le SOS Utilisateurs.

A noter : certaines salles comme la salle Moselle sont équipées d’un équipement pour les malentendants. Un petit logo (une oreille bleue) présent dans la salle signale si elle est équipée. 

> Quelles sont les règles lorsque je réserve une salle de réunion ?

Lorsque vous créez une réunion, il faut penser à inviter la salle. Si elle est libre, vous recevez une confirmation que la salle a bien « acceptée » la réunion. Attention, il arrive que la réunion soit « refusée » ! Faites attention au retour qui vous est fait.

A l’issue de votre réunion, vous devez laisser la salle dans l’état où vous l’avez trouvée :

• Ne déplacez pas les chaises d’une salle à l’autre,
• Ne partez pas avec le clickshare (qui n’est configuré pour fonctionner que dans sa salle d’origine !),
• Ne laissez pas de vaisselle ou de déchets sur les tables, les meubles et les chaises
• Pensez à éteindre les lumières quand vous quittez la salle.
• Respectez les horaires pour ne pas retarder les réunions des personnes qui auraient réservées la salle derrière vous.

> Quelles sont les règles lorsque je réserve la salle Austrasie ?

La salle Austrasie est la plus grande salle de la Maison de la Métropole, située au 1^er étage. Elle est équipée de micros et d’écrans. Mode d’emploi. Comme pour les autres salles, il vous est demandé de ne pas déplacer le mobilier. Dans cette salle, priorité aux réunions institutionnelles : les bureaux métropolitains, les commissions, les comités techniques, les conférences des maires. Mais vous pouvez bien entendu réserver cette salle en dehors de ces réunions prioritaires.

4. Ascenseurs

Que dois-je faire si l’ascenseur est en panne et que je suis coincé à l’intérieur ?

En cas de panne de l’ascenseur, vous devez rester appuyer sur le bouton d’appel jusqu’à ce qu’un opérateur vous réponde.

Parking (règlement)

> Qui peut s’y garer ?

Les véhicules autorisés à se garer dans le parking sont ceux des agents de la Métropole (basés au siège, d’un autre site, d’astreinte ou en formation), les élus métropolitains, et les élus municipaux (sur appel de l’accueil).

La présence de véhicules de 23h à 5h30 est autorisée pour les agents d’astreinte au siège de la Métropole et pour les agents en formation (pour une nuit maximum).

> Où se trouve les places réservées aux agents de la Métropole ?

Elles se trouvent du demi-niveau 5 au demi-niveau 11.

Les demi-niveaux 3 et 4 sont réservés aux véhicules de service et de fonction de la Métropole (places numérotées).

> Quelles sont les heures d’accès ?

24h /24 et 365 j/an

> Comment j’y accède ?

Retrouvez les différents accès au parking de la Maison de la Métropole dans ce document.

> A qui s’adresser en cas de problème dans le parking ?

En cas de problème avec le parking, vous pouvez contacter le SOS Bâtiments et Logistique.

Véhicules de service / Boîte à clés / Vélos

> Quelles sont mes identifiants pour la Boîte à clés ?

Votre identifiant est votre nom en majuscule et votre mot de passe est le numéro se trouvant en petit en haut à droite de votre carte professionnelle. Si vous rencontrez des problèmes, rapprochez-vous des agents d'accueil ou faites un SOS Bâtiment et Logistique.

> Quelle est la procédure pour réserver un véhicule de service ?

Pour rappel, il est interdit d’utiliser les véhicules de service pendant la pause déjeuner et en dehors des heures de service (sauf autorisation exceptionnelle).

Pour utiliser les véhicules de service, vous devez connaître vos codes "chauffeur", nécessaires notamment pour faire le plein d’essence (pour savoir comment les obtenir, voir la question suivante).

Pour réserver un véhicule de service, un Pass bus ou un vélo, vous devez vous servir de la Boîte à clés. Soit directement sur la Boîte qui se trouve au rez-de-chaussée entre les deux ascenseurs, soit depuis votre poste informatique sur l’interface web accessible depuis l’intranet (Nos outils / Logiciels / Boîte à clés). Mode d’emploi.

Une fois connecté (voir question ci-dessus), suivez les étapes pour réserver votre véhicule.

Pour récupérer votre clé, il vous faudra votre badge, que vous biperez sur le côté gauche de la machine. Elle vous indiquera ensuite la marche à suivre.

Attention, vous ne pouvez récupérer votre réservation que 15 minutes avant l’heure dite et 15 minutes après. Au-delà de ces 15 minutes, votre réservation sera perdue, il faudra recommencer la procédure.

Une fois les clés récupérées, pensez à prendre les papiers du véhicule qui se trouvent dans une pochette rangée dans les boîtes aux lettres à côté de la Boîte à clés. Le numéro de la clé vous permet d’ouvrir la boîte aux lettres correspondante.

Pour rappel, il est interdit de fumer, de boire ou de manger dans les véhicules de service. Si le niveau de carburant indique ¼ restant, il faut obligatoirement faire le plein d’essence (voir question si après).

Lorsque vous quittez la voiture, veillez à ne rien laisser traîner (papiers, mouchoirs, sacs, …) et notez le kilométrage.

Chaque véhicule est numéroté et a sa place attitrée. Garez-le toujours sur la place qui lui est assignée.

Pour rendre les clés de votre véhicule, remettez d’abord la pochette avec les documents de la voiture dans la boîte aux lettres située à côté de la Boîte à clé. Ensuite, utilisez votre badge pour ouvrir la Boîte à clé et suivez les instructions. Indiquez le kilométrage et le niveau de la jauge d’essence. Signalez systématiquement tous les problèmes même mineurs rencontrés sur le véhicule ! Signalez également la nature exacte de ces défauts aux personnes de l’Accueil ou au SOS Bâtiments et Logistique. Ce retour est indispensable pour le suivi technique et l’entretien des véhicules.

Enfin, respectez les horaires de réservation et en cas de changement de programme, n'oubliez pas d'annuler votre réservation. Pensez à vos collègues et ne réservez pas de véhicule une journée entière si le besoin est seulement de 2h ! En cas de retard pour le retour du véhicule, appelez obligatoirement les agents d'accueil afin qu'ils prolongent votre heure de retour (pensez aux impératifs de vos collègues et à la gêne occasionnée par l'absence d'un véhicule réservé). Tel : 03 87 20 10 00

Véhicules de service – les bonnes pratiques

> Je n’ai pas mes codes « chauffeur », comment dois-je procéder ?

Le code chauffeur et le code agent sont nécessaire pour vous servir de la carte Total (fournies dans les papiers du véhicule) afin de payer le plein d’essence. Pour les obtenir, vous devez faire une demande au SOS Bâtiments et Logistique.

> Comment utiliser les cartes Total fournies avec les véhicules pour faire le plein d’essence ?

Pour faire le plein d’essence dans les stations Total et Elan, vous devez avoir connaissance de vos codes "chauffeur" et "agent". Ils vous seront nécessaire pour payer à la caisse. Une fois que vous avez fait le plein, pour régler, il vous sera demandé d’abord votre code chauffeur, validez, puis votre code agent, validez, et enfin le kilométrage de la voiture, validez une dernière fois.

Les cartes Total peuvent également servir pour payer les parkings et les péages si nécessaire.

> Puis-je réserver autre chose qu’un véhicule avec la boîte à clé ?

Dans la Boîte à clés, vous avez la possibilité de covoiturer et de réserver également un Pass bus, un vélo musculaire ou à assistance électrique.

> Quelles sont les règles à respecter quand je réserve un vélo à assistance électrique ?

Lorsque vous réservez un vélo via la Boîte à clés, vous récupérez trois clés différentes. Pensez tout d’abord à ouvrir la boîte aux lettres correspondant à votre vélo (côté droit de la Boîte à clés) pour prendre un casque, un gilet réfléchissant et la batterie du vélo. Si la batterie n’est pas présente, elle se trouve probablement dans l’armoire de rechargement (au Rez-de-Chaussée, dans la pièce accessible dans le couloir à droite avant la salle Moselle).

Vous pouvez ensuite aller chercher votre vélo dans le local situé au rez-de-chaussée du parking (au fond, en face de l’entrée). Votre badge est nécessaire pour ouvrir la grille. Vous pouvez clipser la batterie sur le vélo (sous le porte bagage). Il y a ensuite deux clés à utiliser pour libérer le vélo de ses cadenas (un attaché à la roue avant démontable et un autre sur la roue arrière sous le porte bagage à débloquer).

Lorsque vous stationnez votre vélo en ville, pensez à retirer la batterie et à la prendre à vous car sinon on pourrait vous la voler. Et remettez bien en place les deux cadenas (roue avant et roue arrière).

Au retour, redéposez le vélo dans le local du parking, rattachez les cadenas. Pensez à remettre les équipements dans la boîte aux lettres. Si la batterie est déchargée, mettez là à recharger et signalez-le dans la Boîte à clés. Enfin, remettez les clés dans la Boîte à clés.

> Que faire en cas de panne ou d’accident avec un véhicule de service ?

Chaque véhicule dispose d’un livret pratique qui vous explique ce que vous devez faire en cas de panne ou d’accident. Vous le trouverez dans la pochette qui contient les documents du véhicule.

> Où faire le plein d’essence ?

Les cartes TOTAL-GR se trouvant dans les pochettes des véhicules de service (et sur demande à l'Accueil de la Maison de la Métropole lors d'un déplacement avec un véhicule personnel) sont utilisables pour faire le plein des voitures dans toutes les stations-services Total et Elan.

> Où puis-je me garer à Metz ?

Les cartes TOTAL-GR se trouvant dans les pochettes des véhicules de service (et sur demande à l'Accueil de la Maison de la Métropole lors d'un déplacement avec un véhicule personnel) permettent de régler le stationnement dans les parkings suivants : Saint-Jacques, Saint-Thiébault, Mazelle, Paixhans, Comédie, Pompidou, Gare SNCF, République, Coislin, Lafayette.

• Le parking Cathédrale dispose d'une carte spéciale à demander à l'Accueil.
• L'Eurométropole de Metz dispose de deux emplacements de stationnement situés dans le sous-sol de l'immeuble "Les Muses" sis 16 avenue François Mitterrand à Metz. Ces emplacements, matérialisés et numérotés 142 et 143, sont exclusivement réservés à l'usage de la collectivité. Des bips et badges d'accès au parking et à l'immeuble sont disponibles à l'Accueil.
• Des disques pour stationner en zone bleue sont disponibles à l'Accueil et doivent y être restitués au retour du déplacement.

Il est également possible de se garer gratuitement en voirie à Metz avec un véhicule de la collectivité sur les places payantes des zones tarifaires A, B et C. Les immatriculations des véhicules de l’Eurométropole sont référencées dans les horodateurs et les voitures sont donc autorisées à stationner en voirie à Metz. Une fois garé, il suffit de se rendre à l'horodateur, de prendre un ticket gratuit (en choisissant le mode Résident) qui sera délivré pour la durée maximale de la zone et de le placer derrière le pare-brise.

Procédure

> Est-il possible de réserver la voiture pour plusieurs jours (sur un week-end ou en semaine) ?

C’est possible mais pour des raisons de disponibilité de véhicules dans le Pool agents, cette demande doit être évaluée par la Logistique qui pourra émettre un avis sur la réservation de longue durée.

Pour toutes réservations de véhicules sur plusieurs jours, il est nécessaire de faire une demande de remisage par mail (avec le N+1 en copie) auprès de Mohammed HIDA , en y indiquant :

- NOM Prénom

- Motif de remisage

- Immatriculation + modèle du véhicule

- Lieu de garage (adresse)

> Quelles solutions si tous les véhicules sont déjà réservés ?

Pensez au covoiturage : vérifiez via la Boîte à clés si un autre agent se rend au même endroit que vous. Si un trajet correspond au vôtre, ajoutez-vous à la liste des passagers. Un mail de confirmation vous sera transmis ainsi qu'à la personne qui vous véhiculera. Pour le retour, si les horaires ne sont pas les mêmes que les vôtres, vous pouvez toujours réserver un Pass Bus. Si plusieurs personnes de votre service se rendent à la même réunion, il est indispensable de leur proposer de covoiturer.

Si le lieu de votre réunion le permet, vous pouvez réserver un Pass bus ou un vélo à assistance électrique, toujours via la Boîte à clés.

Enfin, il existe le service CITIZ dont les véhicules sont à la disposition des agents de l’Eurométropole. Informations et aide-mémoire pour la réservation.