Zoom sur... #11

Mis en place en 2014, notre intranet actuel n’est plus adapté à nos besoins d’aujourd’hui et sa maintenance ne sera plus assurée au 1er janvier 2023. Un gros travail de réflexion a été mené pour imaginer le futur de cet outil ! 

A la suite des entretiens et des focus group menés auprès des agents de l’Eurométropole et de la Ville fin 2021 et au printemps 2022, le constat sur notre intranet actuel est sans appel : "trop d’informations, souvent pas lisibles ou pas à jour", "un moteur de recherche qui ne fait remonter que des documents datés et périmés", "une usine à gaz", "le côté convivial a été complètement oublié, donc on zappe"… Pourtant, l’envie est bien là d’avoir un outil convivial, pratique, simple, qui facilite la vie et propose des informations pratiques et des ressources documentaires à jour. 

Un intranet, ça sert à quoi ? 

Lors des focus group, au-delà de l’enjeu de bénéficier d’une information fiable et actualisée, trois autres fonctions de l’intranet sont ressorties : 

• Collaborer : créer un sentiment d’appartenance tout en apprenant à se connaître et en renforçant les savoirs. 
• Faire réseaux : créer des liens professionnels, partager de la veille et des pratiques, trouver une aide ponctuelle. 
• Garder le lien : se déconnecter du travail pur en gardant lien avec le territoire et les collègues (petites annonces, co-voiturage, loisirs, concours, agenda partagé…) 

Et les attentes sont fortes, vis-à-vis de l’intranet de demain !  

• Une diversification des contenus : plus de vidéos, d’images ou de podcasts, plus de schémas pour rendre les informations plus intelligibles, moins de gros pavé de texte et une normalisation des présentations.
• Du dynamisme et du vivant : des actualités régulières, des ressources actualisées en continu, des éléments dynamiques et des notifications push 
• De la convivialité : s’oxygéner en s’autorisant une « balade » sur l’intranet, mieux connaître les collègues, voir les nouveaux arrivants, des portraits d’agents, mettre en avant les talents et les compétences. 

Des entretiens avec les Directions ressources (Ressources Humaines, Finances, Commande publique, Systèmes d’information, Bâtiments) ont également été menés pour déterminer les pratiques de publications actuelles, les freins rencontrés et les besoins pour demain. 

Après l’analyse de l’existant et la projection pour le futur, il fallait partir en quête de l’outil qui pourrait répondre à toutes les attentes exprimées. Après un benchmark et une étude des prestataires reconnus dans le domaine, c’est finalement la solution "Jalios" qui a été retenue.  

Depuis plusieurs mois, l’équipe projet (la Direction des Systèmes d’Information, la Communication interne de la Ville de Metz et de l’Eurométropole et la Direction Déléguée Innovation et Stratégie) est à pied d’œuvre pour essayer de créer l’intranet qui collera au plus près aux attentes des agents. De nombreuses réunions et ateliers ont permis d’avancer sur les fonctionnalités à développer pour répondre à nos besoins. Réflexion sur l’organisation et la hiérarchisation de l’information, sur le contenu et sur l’ergonomie de l’interface sont également des éléments abordés. Bien évidemment, pour arriver à un outil simplifié et tourné vers l’utilisateur, l’équipe projet continue d’associer les agents à la création de ce nouvel intranet. Ainsi, fin novembre, un atelier regroupant une quinzaine d’agents de la Ville et de l’Eurométropole a pu travailler à la conception de la page d’accueil de la nouvelle interface.