Le portrait d'un collègue #9

Vis ma vie d'agent du Bureau du Courrier

Au bureau du courrier on ne voit pas les journées passer ! On pourrait croire qu’ils ne font que se balader toute la journée...  C’est mal connaître leur travail ! Car, s’il est vrai qu’ils passent du temps sur la route, c’est pour la bonne cause et pour le bon fonctionnement de la collectivité ! Sans eux, pas de courrier... Et bien des choses ne se feraient pas ou seraient plus compliquées. Rencontre avec Harald Klein, Martine Becker et Joseph La Sala, ces agents dynamiques nous font découvrir leur quotidien ! 

C’est en général Harald qui arrive en premier au bureau. Il commence par faire le tour des étages pour récupérer les correspondances qui attendent le départ dans les casiers des courriers. 

Un facteur de La Poste arrive tous les matins vers 8h15 avec des bacs remplis de lettres, journaux et autres courriers que les agents sont chargés de trier. Le dispatching est fait dans un meuble, dessiné par Harald et réalisé sur mesure pour eux à l’occasion de l’emménagement à la Maison de la Métropole.  

Ensuite, Martine et Jo sont chargés d’aller déposer tous les courriers dans les casiers correspondants à tous les étages de la Maison de la Métropole. Pour plus d’efficacité et de réactivité, ils s’occupent chacun d’une partie du bâtiment : Jo fait les étages 1 à 4 et Martine du 5ème au 7ème. Et au moment où ils prennent les ascenseurs, c’est l’heure de pointe !  

Ensuite, pendant qu’Harald reste au bureau pour procéder à l’enregistrement de tous les courriers reçus dans e-courrier, Martine et Jo partent faire la tournée des mairies, des autres bâtiments de l’Eurométropole (Musée, Opéra-Théâtre, Teilhard, Conservatoire, Récollets…) et des administrations partenaires (Haganis, Aguram, URM…). Là encore, tout est optimisé pour rendre les parcours des agents de liaison les plus adaptés possibles. La tournée quotidienne est conçue en fonction des horaires d’ouverture de chaque mairie, de la proximité géographique des unes par rapport aux autres et des flux récurrents. Ce planning s’adapte aussi en fonction des urgences et des demandes particulières qui peuvent être faites dans certains cas. Par exemple, un passage n’est effectué dans les plus petites communes que sur demande de la mairie concernée. 

Cette tournée s’effectue par tout temps (canicule, pluie, neige, verglas…) et toutes conditions (embouteillages, accidents…). A raison de 700 à 800 kms par mois, ils sont sans conteste ceux qui connaissent le mieux le territoire de l’Eurométropole !  

Représentants de la collectivité auprès de nombreux interlocuteurs (secrétaires de mairie, maires, agents d’accueil, agent d’urbanisme, secrétaire de direction…), le relationnel est plus qu’important dans leur métier. Il s prennent toujours le temps d’écouter les interlocuteurs présents. Ils connaissent certaines mairies comme leur poche car il faut parfois savoir à quelle personne déposer les dossiers d’urbanisme, à quelle autre les parapheurs, qui pour donner la bonne information ou la recevoir.  

Entre les affiches, flyers, guides ou autres à distribuer, les bulletins communaux à livrer dans les communes des uns et des autres, les dossiers d’urbanisme à déposer et faire tamponner, les courriers à dispatcher, les parapheurs à faire signer,… il ne faut pas s’emmêler les pinceaux ! Et être parfois bien équipés car les charges peuvent être lourdes ! 

Heureusement ils disposent d’une porte de sortie proche de l’arrière du bâtiment, qui leur permet de charger et décharger les voitures plus facilement quand c’est nécessaire. 

A l’issue de leur tournée matinale, Jo et Martine reviennent à la Maison de la Métropole, en général autour de 11h. Et là, rebelote, dispatch des correspondances qu’ils viennent de récupérer et tour des casiers de courriers dans les étages. Il leur faut aussi enregistrer les parapheurs déposés et récupérés pour être toujours sûrs de l’endroit où ils sont. Eh oui, la devise du service c’est « un courrier ou un parapheur ne se perd jamais ! » 

Vient alors midi et la pause déjeuner bien méritée ! 

Après le repas, Jo et Martine repartent en tournée. Eh, oui, rappelez-vous, il y a 45 communes dans l’Eurométropole, au moins 12 sites avec des services métropolitains à desservir et peut-être autant (si ce n’est plus) d’administrations partenaires, cela en fait des tournées à réaliser sur une semaine ! 

Et pendant ce temps, que fait Harald me direz-vous ? Croyez-moi, il ne s’ennuie pas. Avec une moyenne de 1 100 courriers arrivant chaque mois à l’Eurométropole dont environ 550 qu’il faut enregistrer dans e-courrier, il est bien occupé que ce soit le matin ou l’après-midi ! Et n’oublions pas les formulaires de contact arrivant via la plateforme "Connect Metz" qu'il doit enregistrer aussi.  

Ainsi, chaque courrier ou message doit être ouvert, scanné, lu pour en comprendre la demande, affecté à la bonne Direction Générale Adjointe et être saisi dans le logiciel e-courrier. Harald et sa collègue Thi An Thinh Ngyuen, agent d’accueil en renfort, doivent faire preuve de discrétion car certains courriers peuvent comporter des informations sensibles. Ils font également appel à leur bonne mémoire pour éviter le plus possible les doublons car certains usagers écrivent plusieurs fois à des dates différentes et par des canaux différents ! 

Les courriers sont attribués aux différentes DGA en fonction des sujets abordés. Pour des questions de confidentialité, certains sont attribués directement à des personnes distinctes. Ainsi, si le courrier est au nom de M. François Grosdidier, le courrier part automatiquement au Cabinet du Président pour être redispatché ensuite si nécessaire. S’il y a doute sur l’attribution à une direction ou à une autre, c’est la Direction Générale qui tranche. Une bonne réponse à l’usager commence par un courrier bien attribué ! 

Alors ne vous étonnez pas : si la porte du Bureau du Courrier est fermée, c’est que nos collègues sont en pleine concentration pour ne pas faire d’erreurs dans les enregistrements ! 

 A côté de ce travail sur e-courrier, Harald procède aussi à l’affranchissement du courrier, aidé par Martine et Jo à leur retour de tournée. Et les chiffres sont impressionnants : en 2021, ce sont 38 000 courriers qui ont été affranchis pour un budget de près de 64 000 €.  

Un dernier passage auprès des casiers de courriers de chaque étage est effectué vers 15h30 avant la venue de l’agent de La Poste vers 15h45-16h qui vient récupérer les envois. La préparation des plannings et des tâches à effectuer le lendemain permet de terminer la journée.  

Cette équipe expérimentée et bien rodée permet de faire tourner les rouages de l’Eurométropole. Réactifs et adaptables, ils arrivent toujours à trouver une solution à vos problèmes. Dans ce service pas de routine ! Ils aiment leur métier et leur sourire affiché tous les jours le prouvent. On leur souhaite de continuer à effectuer leur travail dans la bonne humeur pour encore longtemps !