C'est à vous #8

Nouvellement arrivée au sein de l’Eurométropole, Coline Brignon, archiviste, nous explique comment gérer efficacement ses archives.

La gestion des archives, c’est souvent la tâche que l’on néglige, que l’on préfère faire en dernier ou lorsque l’on a un peu de temps l’été par exemple. On en a une image plutôt poussiéreuse. Pourtant, tout document est potentiellement une archive dès sa création, sous toutes ses formes (écrit, image, vidéos, …). La conservation des archives permet de disposer en permanence des informations utiles à son activité, de conserver des preuves en cas de contestation et de sauvegarder la mémoire. Coline nous rappelle donc qu’il faut penser à mettre cette tâche dans notre routine quotidienne. Gain d’espace, efficacité dans le traitement des dossiers et justification de son activité sont autant d’avantages à considérer. Pour vous aider, elle a rédigé des petites fiches pratiques qui vous permettront d’avoir toutes les informations qui vont bien :

Fiche pratique 1 : Les archives c’est quoi ?

Fiche pratique 2 : A quoi sert un référent Archives ?

Fiche pratique 3 : Trier et éliminer ses archives

Fiche pratique 4 : Gérer ses archives au quotidien

Fiche pratique 5 : Comment verser des archives ?

Fiche pratique 6 : Consulter les archives

Logigrammes Procédures de versement et d’élimination

Fiche de demande de consultation d'archives

Retrouvez tous ces document sur l'intranet : Nos outils -> Guides et Procédures -> rubrique Archivage

Et n’oubliez pas que vous pouvez vous appuyer sur vos référents Archives ! Bien que chaque agent soit responsable de ses archives et donc de leur gestion, le référent est là pour vous guider dans vos démarches. Il est le correspondant privilégié de l’archiviste, le responsable des versements et des éliminations, et le centralisateur des demandes de consultations.

Liste des référents Archives

Enfin, notez bien que la procédure de consultation des archives a changé. Dorénavant, les demandes de documents sont à adresser à Coline Brignon par le biais de la fiche de demande (lien vers doc). Ensuite, l’archiviste vous fixe un rendez-vous afin de vous remettre les documents demandés en main propre. Coline étant présente aux archives municipales de Metz les mardis et jeudis de chaque semaine, les rendez-vous seront pris durant ces deux jours. Aussi, si vous faites une demande la veille de sa présence aux archives municipales, vous pourrez venir chercher les documents le lendemain sinon il faudra attendre la semaine suivante.

Et les archives électroniques, me direz-vous ? Face au poids croissant du numérique, il ne faut pas les négliger non plus ! Les mêmes obligations réglementaires s’appliquent que pour les archives papier. L’achat d’un outil pour les gérer est en cours de réflexion mais Coline peut d’ores et déjà vous donner des bonnes pratiques en la matière !